نظم المعلومات الادارية

نظم المعلومات الادارية

ثورة المعلومات والمتغيرات الإدارية
يتغير العالم بسرعة باتجاه المعلوماتية والتقنيات وتتضاءل مع هذا التغيير
تكاليف اللحاق بركب الحضارة ويزداد إمكان الارتباط بشبكات عالمية أو أقمار
اصطناعية .. شكل العالم سيتغير وملامح العلاقات بين الدول ستتبدل وسيتغير
معنى المعرفة كذلك معنى الأمية كنا ننتقل إلى الأوراق لنلعب فيها ونستدعي
ما فيها من حقائق وإلى الإذاعة المرئية لننير مفاتيحها وإلى الإذاعة
المسموعة لنتحكم في صوتها وإلى المدرب أو المدرس لنتعلم على يديه وإلى
الدول الأجنبية لحضور المؤتمرات واللقاءات العلمية, الآن العالم يعيش مرحلة
انتقال عكسي صارت الأشياء والأفراد والمعلومات تنتقل إلينا وصار العالم في
معظمه يدار عن بعـد نتحكم في كل شيء عبر قنوات لوحة مفاتيح لاسلكية وخلايا
ضوئية ننقل بها الأشياء ونستدعي الأفراد على شاشة الإذاعة المرئية أو
سماعة الهاتف أو شاشة الحاسب , نحن نعيش بالفعل حالة تحتاج إلى إدارة عكسية
حيث ينتقل فيها البائع للمستهلك , والمدرب للمتدرب , والمدير للمرؤوس ,
..الخ هذا الانتقال كان يتم دائما ولكن التغير الذي سيحدث الآن هو أن هذا
الانتقال سيتم باستدعاء الطالب للمطلوب وليس لمبادرة من المطلوب للطالب ,
سوف لا يبادر رجل المبيعات أو رجل التسويق بالذهاب إلى المستهلك ولكن
المستهلك سيبادر باستدعاء رجل التسويق إلى منزله عبر محطات إلكترونية ليعقد
بها صفقة تتم دون مصافحة مباشرة من كل الطرفين .
إن العالم الآن ينتقل بنا إلى مرحلة عكسية من أسفل إلى أعلى كما سبق
الإشارة ومن تحرك للأشياء إلى تحرك الأشياء إلينا ومن الانتقال إلى ما
نحتاج إليهم دون الحاجة لمصافحتهم وعلى حفظ المعلومات على رقائق من الصلب
المدمجة نسترجعها عندما نريد ووقت ما نريد .
إن التغيرات السابقة سوف لا تكون مطلقة حيث إن تطبيقها يحتاج إلى تكاليف
مرتفعة قد تقسم هذا العالم إلى قسمين قسم حائز على المعلومات , وقسم أخر
غير حائز للمعلومات أي يبقى تحت رحمة من يملك المعلومات فمن هنا وجب
المبادرة منا للدخول في هذا العالم أي عالم المعلومات بالتسلح بامتلاكها
وتسخيرها من اجل كسب تقنيات المعلومات وبكيفية التعامل معها ( يجب أن يتوفر
عدد كبير من العاملين القادرين على استيعاب المعلومات ومعالجتها ) حيث أن
هذا العصر يحتم على المد راء استيعاب التقنيات ( التكنولوجيا) وتشجيع
مرؤوسيهم على اكتسابها من خلال عملية تدريبهم وتوفير جميع الإمكانيات التي
تستلزمها .
من هنا رأت شركة الزويتينة للنفط ضرورة الولوج إلى هذا العالم ألا وهو عالم
تقنيات المعلومات حيث بادرت بإنشاء عدد من المنظومات منها منظومة إدارة
شؤون العاملين حيث توفر هذه المنظومة معلومات عن المستخدمين ( التوظيف –
التدريب – التوثيق-...) لجميع الإدارات, ومنظومة الرواتب يتم من خلالها
استخراج بطاقات ضبط الوقت - قسيمة الرواتب – ورسائل البنوك – والصكوك آليا
عن طريق الجهاز المركزي يوجد لدى الشركة جهاز مركزي نوع بول (dps 7)
ومنظومة المواد والمشتريات, وهنا سيتم التركيز على منظومة المواد
والمشتريات.
بدءاً في السابق أي في سنة 1991 مسيحي إنشاء منظومة المواد والمشتريات بنظام
قاعدة البيانات وهي كانت محصورة في نطاق إدارة المواد والمشتريات ( عدد
محدود من أجهزة الحاسوب مربوطة يبعضها عبر شبكة مباشرة) أما فيما يتعلق
بقاعدة البيانات المركزية للمواد بإدارة الحاسب الآلي حيث تتم فيها عملية
إدخال البيانات كالأتي:
1- قسم التصنيف والترقيم ويتم فيه إدخال الأصناف الجديدة وتخزينها بقاعدة البيانات الخاصة بإدارة المواد والمشتريات.
2- المخازن ( زله – ميناء الزويتينة – 103 أ) يتم عن طريقها عملية الصرف
والاستلام وكذلك إدخال طلبات الشراء للمواد وأذونات الصرف , حيث تتم عملية
التخزين بقواعد البيانات الخاصة بكل حقل على حدا .
3- تتم عملية تخزين البيانات بقاعدة البيانات المركزية ( الحاسب الآلي ) عن
طريق القرص الليزري والمرسل من قاعدة البيانات الخاصة بقسم التصنيف وكذلك
قواعد البيانات الخاصة بالمخازن .
4- قسم محاسبة المواد وفيه تتم عملية المراجعة والدقيق والتصحيح للبيانات المدخلة في قاعدة البيانات المركزية( حسب المخطط المرفق ).
في سنة 2004 مسيحي تم إنشاء منظومة المواد والمخازن mms وهذه المنظومة يعول
عليها في جميع مواقع الشركة (الاتصال عن طريق الأقمار الصناعية وكذلك
استخدام الألياف البصرية في الربط بين المحطات بكل موقع ) وتبدأ رحلة طلب
الشراء كالتالي:
1- يتم إدخال طلب الشراء إلى المنظومة الرئيسية عن طريق مخازن الحقول
والميناء ( تعبئة البيانات المطلوبة بالخانات المعدة بالمنظومة لطلب الشراء
من كمية , نوع المواد المطلوب شرائها, مواصفات قياسية, مركز التكلفة ,
الجهة الطالبة) بعد ذلك يتم تحويله إلى إدارة المواد بطرابلس لغرض إجراء
العمليات اللازمة علية من ما مدى توفر المواد بالسوق الموازي عن طريق
المشتريات المحلية أو تحويل الطلب إلى قسم المشتريات الخارجية لتنفيذه .
2- يتم في إدارة المواد التعامل مع طلب الشراء بإضافة البيانات الناقصة
بنموذج طلب الشراء مثل اسم المورد , نوع العملة , بلد المورد , تاريخ
التسليم , مكان التسليم , كيفية الدفع , نوع طريق الشحن ...الخ .
3- يتم المتابعة لطلب الشراء من خلال قسم المتابعة من خلال التخاطب مع
الموردين عن طريق البريد الإلكتروني أو إرسال البرقيات بالفاكس إن تعذر
الاتصال عن طريق البريد الإلكتروني وذلك لتزويد الموردين بالردود عن
استفساراتهم متى تطلب ذلك.
4- يتم إرسال المواد إلى المخازن بعد استخراجها من منافذ الدخول والكشف عليها للتأكد من خلوها من العيوب أو النواقص.
5- بعد ذلك يتم إعلام الإدارات الطالبة للمواد بوصولها والعمل على إتمام إجراءات استلامها والتأكد منها.
6- كل الإجراءات السابقة متبوعة بخطوات تم تخزينها في المنظومة وذلك من اجل
حفظها إلكترونيا بدل التخزين السابق الذي كان يتم في ملفات تأخذ حيز كبير
من الإدراج وكذلك التعقيد في عملية استقاء البيانات والمعلومات .
المميزات أو الميزات المتوقع الحصول عليها من منظومة المواد والمخازن:
 سهولة الدخول للمنظومة واستقاء المعلومات منها .
 سهولة الحصول على التقارير في أي وقت وبالكيفية المطلوبة ( في الوقت المناسب ومن أي جهاز مربوط بالمنظومة بجميع مواقع الشركة ).
 سعة المنظومة كبيرة جدا بحيث يمكن تخزين ملايين الملفات بها ولسنوات عديدة.
 توفير الوقت والجهد في الحصول على المعلومات المطلوبة لجميع إدارات الشركة .
وفي سنة 2006م تم إضافة تعديلات جديدة لمنظومة mms من اجل مزيد من التطوير
والتحديث تختص هذه منظومة بتنظيم عمليات إدارة المواد والمشتريات والمخازن
حيث تحتوى على:
1- طلب الشراء pr
2- أمر الشراء po
3- المتابعة follow up
4- معدات مرسلة للخارج لغرض الصيانة والإرجاع repair&reatern
5- طلبيات العجز mdr
6- متابعة المخزون stock cntrol
أولا : طلب الشراء pr
يقوم هذا الجزء بتخزين ومعالجة طلبيات الشراء المستقبلة من المخزن بالنسبة
لطلبات تعويض المخزون ومن الإدارات المختلفة بالنسبة للشراء المباشر ،
تحتوي شاشة pr على مجموعة
من الحقول لتخزين المعلومات المتعلقة بطلب الشراء والتي يتم تعبئتها من
قبل الموظف من واقع ملف الطلبية وبموجب الوثائق والمراسلات خلال مرحلة ما
قبل عملية إصدار أمر الشراء po حيث يقوم الموظف بالتعامل مع الملفات بواسطة
الإجراءات التالية:
1. إدخال طلب شراء جديد new pr
2. تعديل طلب شراءrevised pr
3. مسح طلب شراء delete pr
4. التحكم في محتويات القوائم المنسدلة
5. بحث عن طلب شراءsearche
6. طباعة تقارير reports
7. إلغاء طلب شراء cancel pr
8. دورة حياة ملف history file
9. إدخال طلب شراء فرعيsub pr
10. ادخل العملات currancey rate
ثانيا : أمر الشراء
في هذا الجزء يتم تسجيل أوامر الشراء( يتم تحديث المعلومات الخاصة بالطلبية
دوريا) التي يتم شراءها بعد استيفاء جميع الإجراءات المتعلقة بطلب الشراء
وفي هذه المرحلة يتم تسجيل كافة المعلومات الخاصة بأمر الشراء مثل رقم أمر
الشراء، التاريخ ، التاريخ المتوقع لوصول الشحنة، حالة أمر الشراء حيث
تعتبر هذه المرحلة مرحلة انتقالية يتم فيها تحويل ملف الطلبية من مراقبة
المشتريات والتي تهتم بمرحلة إبرام التعاقد مع المورد والاتفاق معه على
كيفية تنفيذ أمر الشراء بعدها يتم إحالة ملف الطلبية إلي مراقبة المتابعة
لمتابعة باقي التنفيذ من حيث إجراء المراسلات بخصوص استلام الشحنات
واستخراجها من الحظائر الجمركية إلى إيصال محتوى الطلبية إلى المخازن أو
للإدارة الطالبة إن كانت الطلبية شراء مباشر ومن أهم الإجراءات التي تجري
في هذه المرحلة التالي:
1. إدخال أمر الشراء إلى المنظومة new po
2. تعديل أمر الشراء revised po
3. إلغاء أمر الشراء canceled po
4. بحث عن أمر الشراء searche po
5. طباعة تقارير أسبوعية أو شهرية أو سنوية reports
6. دورة حياة ملف history file
بخصوص طباعة التقرير reports يمكن استخراج مجموعة من التقارير بواسطة القائمة كالتالي:
1- تقارير خاصة بقسم المشتريات الخارجية.
2- تقارير خاصة بقسم المشتريات المحلية.
3- " " " المتابعة.
4- تقارير خاصة بطلبيات العجز mdrs.
5- تقارير خاصة بطلبيات الإصلاح والإرجاع ( الصيانة ).
بالإضافة إلى التقارير التي يتم إصدارها شهريا لكل قسم على حده أيضا تقارير
مختصرة عن جميع المعلومات الخاصة بالطلبيات التي تم إدخالها إلى المنظومة
مؤخرا وكذلك يمكن الحصول على الطلبيات التي تم العمل عليها أي تم انجازها
بالكامل complete pr .

مشكور يا مدير موضوع متميذ

نظم المعلومات الإدارية Management Information System وأختصارها M.I.S

- إحدى فروع وأقسام كليات نظم وتكنولوجيا المعلومات .

- تعتبر من التخصصات الجديدة والفريدة من نوعها في العديد من الجامعات العالمية.

- بعض الجامعات تعتبر نظم المعلومات من تخصصات
كلية الهندسة ، والبعض الآخر يعدها من أقسام كلية العلوم الإدارية، ومن
الجامعات من أقرت لها كلية أخرى بأسم كلية النظم وتكنولوجيا المعلومات، حيث
تتفرع من هذه الكلية ما يطلق علية بنظم المعلومات الحاسوبية، وإدارة
تكنولوجيا الأعمال ..

- مفهوم ال M.I.S عبارة عن كيفية أستخدام
تكنولوجيا المعلومات وممارستها وتطبيقها في بيئة الإدارت والمؤسسات المالية
والمصرفية والخدمية وغيرها ..

- تكنولوجيا المعلومات .. أي: تلك الأدوات التي
يتم من خلالها معالجة البيانات وعرضها والاستفاده منها في اتخاذ القرارات،
ومن هنا فإن نظم المعلومات تهتم بالتالي:

- من حيث المواد البرمجية (الحاسوبية):

- قواعد البيانات المركزية (الأهتمام بالدرجة الأولى): وما ينطوي تحتها من برامج مختلفة تدعم مركزية قواعد البيانات .

- تحليل وتصميم نظم المعلومات - مهمة جدا - وما ينطوي تحتها من نظريات وتحاليل لمشاريع مختلفة .

- أمنية المعلومات : أي سرية المعلومات. - الشبكات (والتي تعتبر جزء لا يتجزء من مفهوم قواعد البيانات المركزية).

- لغات البرمجة الحديثة .. مثل بيئة NET.

- تصميم مواقع الويب الديناميكية.

- صيانة الحواسيب +A

أما من حيث المواد الإدارية:

- إدارة الأعمال ، التسويق ، المحاسبة ، الاقتصاد
، الاحصاء ، الأساليب الكمية ، الرياضيات ، مناهج البحث ، السلوك التنظيمي
، إدارة الإنتاج وغيرها ..

ومن هنا فإن الطالب المتخرج من هذا القسم يكون
على إلمام جيد ورائع في العديد من العلوم الإدارية ومفهومها وكيفية
الاستفادة منها وتطبيقها وحوسبتها ..